PROCESADORES DE TEXTO
Los procesadores de textos constituyen una herramienta imprescindible para la comunicación escrita en la oficina, siendo su principal ventaja la de poder
modificar un escrito tantas veces como se quiera, sin tener que repetir todo
el proceso de escritura. El conocimiento de tal herramienta constituye una
condición necesaria para cualquier puesto de trabajo de oficina, administrativo,
secretariado, etc. Utilizamos procesadores de textos para preparar informes,
memorandos, currículos, faxes, cartas, etc.
Hemos de diferenciar dos categorías de herramientas que podrían ser confundidas:
• Procesador de textos: Habitualmente pueden manejar texto con formato,
imágenes, tablas, etc.
• Editores de textos: Solo manejan archivos de texto plano (texto sin formato, solo caracteres)
Como cabe suponer, en el mercado encontramos varios procesadores de textos, por lo que, en primer lugar, hemos de hablar de los criterios a tener en
cuenta para elegir uno u otro. Un primer criterio es el uso profesional o no
profesional que vamos a dar a tal herramienta:
• PROFESIONAL: Traductores, escritores, secretarias, periódicos, imprentas,
agencias de publicidad, etc. Los profesionales preferirán programas mas
completos que contemplen las funciones que ellos requieren.
• NO PROFESIONAL: Los usuarios que no busquen un procesador de textos para el desarrollo de su profesión elegirán un programa sencillo de utilizar.
Por otro lado, diferentes profesiones tienen diferentes necesidades y por tanto
podrán elegir herramientas distintas:
• ADMINISTRATIVOS
– Correo personalizado (mailing)
– Pequeñas funciones de bases de datos (clasificacion, ordenación, etc.)
• ESCRITORES
– Diccionarios
– Ortografía
– Sinónimos y antónimos
– Corrector gramática
• PERIODISTAS
– Mezclar graficos y texto
– Trabajar con varias columnas
CARACTERISTICAS BASICAS DE UN PROCESADOR DE TEXTOS:
MICROSOFT WORD
Comentaremos a continuación algunas de las características que resultan destacables y habituales en los procesadores de textos, y de las cuales disfruta Microsoft Word.
Previsualizacion: Esta opción proporciona una visión en pantalla de cual va
a ser el resultado impreso del documento.
WYSIWYG: Los procesadores de textos comunmente utilizados en la actualidad disfrutan de esta característica, ”What You See Is What You Get? (Lo
que se ve es lo que se obtiene). Lo que se ve cuando se est´a trabajando es la
apariencia real del documento, de esta forma se ve lo que se va a obtener a
medida que se elabora. Con esta característica, la opción de pre visualización
resulta menos necesaria.
Configuracion de paginas: Se puede personalizar el diseño de la pagina
en lo que respecta a margenes, orientacion (horizontal o vertical), tamaño del
papel, etc.
Insertar objetos: Es posible insertar una gran diversidad de objetos en un
documento: graficos, imagenes, tablas, comentarios (que no se verán en la impresión final), otros archivos, etc.
Gestion de documentos: La opcion ”control de cambios” permite mantener
en un mismo fichero versiones sucesivas de un mismo documento. Cada cambio realizado en el documento (insercion, eliminacion, formato, etc.) queda
registrado, juntamente con el nombre del revisor y posibles comentarios adicionales. Cuando se comprueban los cambios realizados, se puede aceptar o
rechazar cada cambio, de forma individual o globalmente.
FUNCIONES DE UN PROCESADOR DE TEXTOS:
MICROSOFT WORD
Proteger documento: Esta opción permite diseñar formularios. La persona
encargada del diseño puede, mediante esta opción, bloquear la modificacion de
la plantilla del formulario, dejando libres solo los campos que el usuario debera
rellenar.
Indices: De manera practicamente automatica podemos crear ındices y tablas
de referencias cruzadas.
Subdocumentos: Microsoft Word permite crear un ”documento maestro”
(contenedor) para un conjunto de archivos separados (o subdocumentos). Un
documento maestro sirve para organizar un documento que tiene muchas partes,
como un libro con varios capítulos, etc.
Herramientas del lenguaje: Se incluyen múltiples herramientas dependientes del lenguaje: correctores ortograficos, sintáctico, gramatical, búsqueda de
sinónimos, etc.
Macros: A una accion o un conjunto de acciones que se realicen con frecuencia
se les puede asignar un nombre de macro, con lo cual podemos automatizar las
tareas repetitivas y trabajar de una manera mas eficiente.
FUNCIONES DE UN PROCESADOR DE TEXTOS:
MICROSOFT WORD
Esta herramienta presenta varios menús que implementan las distintas funciones
requeridas para el tratamiento de textos. Los menús que se ofrecen en la interfaz
de usuario son los siguientes:
• Archivo
• Edición
• Ver
• Insertar
• Formato
• Herramientas
• Tablas
• Ventana
• Ayuda
Archivo. Implementa funciones que manejan el documento como un todo:
Abrir, Nuevo, Guardar, Imprimir, etc.
Edición. Funciones que incorpora cualquier editor de textos: Copiar, Pegar,
Buscar, Reemplazar, Seleccionar todo, etc.
PROCESADORES DE TEXTOS
Ver. Funciones que modifican la interfaz del usuario (no modifican el documento): Tipo de diseño (normal, impresión, etc.), Ver encabezado y pie de
pagina, Barras de herramientas, Zoom, etc.
Insertar. Insertar objetos y textos especiales: Imágenes, Graficos, Tablas,
Comentarios, Fecha y hora, Símbolos, etc.
Formato. Modificar formato de texto y formato de párrafo: Fuente, Párrafo,
Numeración y viñetas, Columnas, Cambiar mayúsculas/minúsculas, etc.
Herramientas. Otras herramientas que no encajan en los menús anteriores:
Ortografía y gramática, Control de cambios, Proteger documento, Cartas y
correspondencia, Macros, Opciones WORD, etc.
Tablas. Manejo de tablas: Insertar, Eliminar, Combinar celdas, Ordenar,
Formulas, etc.
Ventana. Otras opciones para modificar la interfaz al nivel de ventanas (no
modifican el documento): Nueva ventana, Dividir, Comparar en paralelo, etc.
VENTAJAS
Los procesadores de texto permiten:
* Escribir un texto, viendo el resultado de lo que se escribe inmediatamente. Es posible editar cualquier porción del texto, fácilmente: agregar texto, cortar, pegar, etc.
* Permite un sin número de formatos, gráficos, estilos, tabulaciones, tablas, etc. Lo que los hace sumamente flexibles.
* Suelen tener un corrector de ortografía y gramática, además de otras herramientas de idiomas como sinónimos/antónimos, etc.
DESVENTAJAS
Pues creo que no existen desventajas de los procesadores de texto, nos hacen la vida mas facil, a lo mejor puede ser desventaja la incopatibilidad de algunas versiones nuevas con las viejas, es la unica desventaja que le veo, pero pues se puede arreglar descargando actualizaciones para ello.